La guía definitiva de Notion para empresas

Comenzar a usar Notion para empresas te da acceso a más personalización y control sobre la administración, la seguridad, el aprovisionamiento y más. Hay mucho que explorar dentro del espacio de trabajo de tu empresa, por lo que es importante entender el alcance de las opciones disponibles.

En esta guía, analizaremos algunas de las funciones más importantes disponibles en el plan Enterprise y las mejores prácticas para crear un espacio de trabajo de Notion organizado, productivo y seguro que cumpla con las necesidades de tu organización.

Hay cinco tipos de usuarios en Notion Enterprise, todos ellos con diferentes niveles de permisos, por lo que es importante organizar a los usuarios en función del uso previsto:

• Los propietarios de los espacios de trabajo puedengestionar los ajustes de toda la organización. Los propietarios de los espacios de trabajo que tengan el plan Enterprise deben, en primer lugar, configurar su organización y convertirse en propietarios o asignar dicho rol a alguien.

• Los propietarios del espacio de trabajo tienen acceso completo a todos los ajustes del espacio de trabajo y cuentan con privilegios avanzados, como la capacidad de añadir nuevos miembros. Cada espacio de trabajo debe tener al menos un propietario.

• El administrador de miembros es un rol creado específicamente para la gestión de usuarios de empresas que permite a los propietarios de espacios de trabajo delegar las responsabilidades relativas a los miembros. A menudo, los miembros del equipo de TI, los responsables de operaciones de producto u otros responsables o empleados se encargan de garantizar que los miembros tengan acceso tanto al espacio de trabajo como a los grupos correctos.

• Los miembros son usuarios de pago y tienen acceso completo al espacio de trabajo, además de una sección personal en él. Este es el rol predeterminado cuando te unes a un espacio de trabajo, y es el adecuado para la mayoría de las personas en tu empresa. Todos los miembros pueden ver, crear y compartir páginas. Se trata de una buena opción para utilizar Notion con libertad sin tener que otorgar privilegios administrativos extra.

• Los invitados son usuarios con una cuenta gratuita. Solo pueden acceder a las páginas específicas a las que se les ha dado acceso y no tienen una sección personal en el espacio de trabajo. Este tipo de usuario está pensado para colaboradores externos y no es compatible con el inicio de sesión único (SSO) ni con SCIM.

Notion ofrece mucha flexibilidad en lo que respecta a los tipos de usuario. A medida que el número de clientes aumenta en Notion, es recomendable limitar el número de propietarios del espacio de trabajo que tienen acceso completo a todos los ajustes (como el registro de auditoría, la búsqueda de contenido, y la identidad y el aprovisionamiento) a un equipo administrativo más pequeño.

Los espacios de equipo te permiten acceder a la información de manera optimizada, ya que te dan la opción de crear una zona concreta en el espacio de trabajo de tu empresa que se puede personalizar según los requisitos de un equipo o proyecto específico.

La mayoría de las organizaciones configuran un espacio de equipo de la empresa para todos los usuarios, y otros particulares para cada departamento (como Producto, Desarrollo, Marketing o Éxito del cliente). Se pueden añadir usuarios individuales a espacios de equipo específicos para limitar la información que está disponible para todo el mundo.

Crear espacios de equipo

Para crear un espacio de equipo en Notion, puedes hacer clic en el icono + junto a Espacios de equipo en la barra lateral, o puedes usar el botón Nuevo espacio de equipo ubicado en Configuración y miembros > Espacios de equipo.

Para obtener más información sobre cómo pueden configurar espacios de equipo los propietarios de un espacio de trabajo, lee esta guía.

Añadir miembros al espacio de equipo y gestionarlos

De forma predeterminada, los miembros del espacio de trabajo no verán los nuevos espacios, aunque podrás añadir fácilmente a quien quieras. En Configuración del espacio de equipo > Miembros, puedes buscar miembros o grupos existentes en el espacio en cuestión o añadir personas manualmente por correo electrónico.

Una vez que se añade un miembro a un espacio de equipo, su rol se puede cambiar entre miembro y propietario, en caso de que se le quieran conceder privilegios adicionales.

Configuración específica del espacio de equipo

Cada espacio de equipo tiene su propia configuración distinta a la del espacio de trabajo para que puedas controlar opciones más específicas para cada área que crees.

En el caso de las organizaciones que quieran garantizar que la información esté protegida en sus espacios de trabajo, verifica los siguientes ajustes para asegurarte de que se adaptan a tus necesidades:

• Deshabilitar el uso compartido de páginas públicas: determina si una página se puede publicar en la web.

• Desactivar invitados: establece que el espacio de equipo actual solo pueda compartirse con los miembros.

• Desactivar la función de exportar:impide que los usuarios puedan exportar páginas desde este espacio de equipo.

Como propietario del espacio de trabajo, puedes crear fácilmente la instancia de Notion de tu organización de una manera que se adapte a tu empresa. Desde Configuración y miembros, podrás controlar detalles más específicos, como el acceso y los miembros, los permisos, la información de facturación y el plan, o la seguridad, entre otros.

Antes de empezar con Notion, conoce las opciones de configuración de tu espacio de trabajo y su propósito. Vamos a repasar algunos conceptos básicos y luego analizaremos más a fondo secciones específicas en otros apartados de esta guía.

Esta sección es el punto de partida para muchas empresas, ya que es donde se configuran algunos de los ajustes básicos más importantes que aparecen interna y externamente.

• Nombre: establece el nombre del espacio de trabajo de tu empresa. Por lo general, se trata simplemente del nombre de la compañía (nosotros utilizamos Notion), pero puedes usar el que prefieras.

• Icono: sube una imagen (normalmente el logotipo de tu empresa) para tu espacio de trabajo.

• Dominio del espacio de trabajo: crea un dominio personalizado para tu espacio de trabajo. Se utiliza con dos fines:

  • Las páginas compartidas en la web utilizarán este dominio ([dominio].notion.site).

  • Cualquier persona que disponga de un dominio de correo electrónico autorizado podrá unirse al espacio de trabajo utilizando este dominio (www.notion.so/[dominio]).

• Dominios de correo electrónico autorizados: añade los que correspondan a tu espacio de trabajo. Cualquier usuario que tenga una dirección de correo electrónico que pertenezca a los dominios enumerados aquí puede unirse automáticamente a tu espacio de trabajo. En la mayoría de los casos, se trata del domino de la propia empresa (por ejemplo, acmeinc.com). Para poder añadir el dominio, debe haber al menos un miembro confirmado que lo tenga.

Si necesitas más información, consulta la sección Dominio de correo electrónico autorizado que encontrarás a continuación.

La configuración general te permite controlar los ajustes que se aplican a todo tu espacio de trabajo.

• Espacios de equipo predeterminados: elige a cuáles se unirán automáticamente todos los miembros nuevos y actuales del espacio de trabajo.

• Limitar la creación de espacios de equipo: activa esta opción si quieres que solo los propietarios del espacio de trabajo puedan crear espacios de equipo.

• Gestionar todos los espacios de equipo: desde esta sección puedes gestionar todos los espacios de equipo y sus respectivos ajustes. Consulta los miembros, la configuración de seguridad y los niveles de acceso de cada espacio de equipo.

Aquí es donde los propietarios de espacios de trabajo y los administradores de miembros pueden ver y administrar los miembros, grupos e invitados del espacio de trabajo.

• Gestionar los miembros y el acceso: asegúrate de que todos los miembros de tu espacio de trabajo tengan el nivel de acceso adecuado y de que estén en los espacios de equipo que les corresponda.

• Configurar los grupos de permisos: con ellos podrás gestionar en bloque y con facilidad tanto los permisos de las páginas como el acceso a los espacios de equipo en lugar de hacerlo miembro por miembro.

• Supervisar el acceso de los invitados:comprueba qué invitados tienen acceso al espacio de trabajo de tu empresa y retíraselo si es necesario.

• Visualizar y gestionar a los usuarios que han salido recientemente del espacio de trabajo:consulta el registro de los miembros que han abandonado el espacio de trabajo en los últimos 30 días. Para evitar que se pierda información, puedes transferir la propiedad de las páginas privadas de esos usuarios a otro miembro (por ejemplo, al gestor del equipo).

• Gestionar el espacio de trabajo y las solicitudes de invitados:los miembros pueden solicitar que se añadan nuevos miembros o invitados al espacio de trabajo. Los propietarios de espacios de trabajo y los administradores de miembros pueden aprobar o rechazar dichas solicitudes en este panel. Puedes encontrar más información sobre las solicitudes de invitación aquí.

Puedes consultar los detalles del plan del espacio de trabajo y su facturación aquí para gestionar todo lo relacionado con este tema en Notion.

• Si tu facturación es automática, puedes actualizar tu plan y los intervalos de facturación (mensual o anual) aquí.

• Si tu facturación funciona con revisiones trimestrales a través del equipo comercial, debes contactar con tu equipo de gestión de cuentas en caso de tener alguna duda sobre tu licencia Enterprise.

Obtén más información sobre la configuración de seguridad de tu espacio de trabajo en esta guía.

Identidad y SCIM

Verifica tu dominio, gestiona los espacios de trabajo que pertenecen a él y configura el SSO de SAML y SCIM en la pestaña Identidad y aprovisionamiento. Para obtener más información, consulta la sección Gestionar usuarios en Notion que encontrarás a continuación.

Búsqueda de contenido

Filtra y busca el contenido del espacio de trabajo y gestiona los permisos en las páginas según tus necesidades. Para obtener más información, consulta la sección Búsqueda de contenido a continuación.

Conexiones

Con la API de Notion, puedes conectar otras herramientas de software a tu espacio de trabajo para aprovechar todavía más funciones dentro de él. El plan Enterprise dispone de ajustes adicionales para gestionar estas conexiones, de modo que los propietarios del espacio de trabajo pueden controlar quién tiene permiso para instalarlas:

• Sin restricciones:todos los miembros del espacio de trabajo pueden instalar conexiones en él

• Solo de la lista de permitidas:los miembros del espacio de trabajo solo pueden instalar conexiones aprobadas previamente por un propietario.

Para obtener más información sobre la gestión de conexiones en tu espacio de trabajo, consulta este artículo de nuestro Centro de ayuda.

Registro de auditoría

Proporciona una descripción general de un amplio abanico de eventos que han tenido lugar en el espacio de trabajo. Para obtener más información, consulta la sección Registro de auditoría a continuación.

En Notion, hay varias formas de gestionar a los usuarios en función de las preferencias y necesidades de tu organización.

El inicio de sesión único de SAML de Notion se basa en el estándar SAML 2.0 y conecta tu proveedor de identidades (IDP) con tus espacios de trabajo para ofrecer una experiencia de inicio de sesión más sencilla y segura. Notion admite configuraciones oficiales para el inicio de sesión único de SAML con: Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin y Rippling.

Para comenzar a utilizar el inicio de sesión único de SAML con Notion, deberás completar los siguientes pasos:

• Verificar los dominios:para utilizar funciones de seguridad avanzadas, debes verificar la propiedad de tu dominio de correo electrónico. Se trata de un proceso automatizado que implica añadir un registro TXT al DNS del dominio para verificar que es de tu propiedad.

• Activar inicio de sesión único (SSO) de SAML :esta opción sirve para activar la función y completar la configuración. Para obtener más información sobre cómo completar la configuración del inicio de sesión único de SAML, consulta nuestras guías específicas de IDP.

• Cambiar el método de inicio de sesión predeterminado:al activar SSO de SAML por primera vez, el método de inicio de sesión predeterminado será Cualquier método, lo que significa que los usuarios tendrán la opción de iniciar sesión a través de SAML o de su método de inicio de sesión habitual. Al cambiar esta configuración a Solo SSO de SAML, se aplica SAML como el método de inicio de sesión para el espacio de trabajo.

• Enlazar espacios de trabajo adicionales (opcional):si tienes más de un espacio de trabajo en el que deseas configurar el SSO, puedes hacerlo poniéndote en contacto con [email protected].

Una vez establecida la configuración correcta, cualquier miembro que inicie sesión en tus espacios de trabajo deberá utilizar el dominio verificado y autenticarse a través de tu proveedor de identidades. Los propietarios de espacios de trabajo con el plan Enterprise podrán evitar esta restricción y utilizar un método de inicio de sesión alternativo en caso de que se produzca un fallo del inicio de sesión único de SAML o del IDP.

La mayoría de nuestros clientes Enterprise emplean un proveedor de identidad (IDP) para aprovisionar nuevos usuarios, pero hay muchas formas de añadir una nueva cuenta de usuario a tu espacio de trabajo:

Manualmente por correo electrónico

Los propietarios de espacios de trabajo y los administradores de miembros pueden añadir un nuevo miembro al espacio en cuestión mediante su correo electrónico desde Configuración y miembros > Miembros.

Dominios de correo electrónico autorizados

Cualquier usuario que inicie sesión en Notion con alguno de tus dominios incluidos en la configuración de Dominios de correo electrónico autorizados podrá unirse al espacio de trabajo como miembro, y el coste adicional se añadirá a tu licencia Enterprise.

Aprovisionamiento Just-in-Time (JIT)

Notion admite el aprovisionamiento Just-in-Time cuando se utiliza el inicio de sesión único de SAML. Cuando la Creación automática de cuentas está habilitada en Configuración y miembros > Identidad y aprovisionamiento, se generará una nueva cuenta de miembro para cualquier usuario que inicie sesión en Notion por primera vez a través de la conexión de SSO de SAML. Para ello, se utilizará el nombre y el correo electrónico que figuren en la respuesta de SAML.

Enlace de invitación

En Configuración y miembros > Miembros encontrarás una opción para habilitar un enlace de invitación. Una vez activado, puedes compartir este enlace y cualquier persona que lo visite podrá unirse a tu espacio de trabajo automáticamente sin que tengas que introducir su correo electrónico de forma manual.

API de SCIM

Notion tiene una API de SCIM que se puede utilizar para aprovisionar, gestionar y desaprovisionar miembros y grupos. Los propietarios de espacios de trabajo pueden encontrar la clave de API requerida en Configuración y miembros > Identidad y aprovisionamiento > Configuración de SCIM y, luego, haciendo clic para ver el token.

Consulta nuestra documentación sobre SCIM para obtener la información más reciente sobre cómo interactuar con la API de SCIM de Notion. Notion admite aplicaciones de SCIM oficiales con Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin y Rippling.

Si bien puedes tener un inquilino de IdP para la configuración de SSO, al configurar SCIM para varios espacios de trabajo necesitarás una aplicación separada para cada uno de ellos, ya que las claves de API para SCIM solo funcionan a nivel de espacio de trabajo.

Cuando sea necesario desaprovisionar a un miembro, es fundamental que lo elimines del espacio de trabajo y transfieras su contenido a un miembro existente.

Manualmente en la pestaña Miembros

Los propietarios de espacios de trabajo y los administradores de miembros pueden eliminar a un usuario del espacio de trabajo en Configuración y miembros > Miembros. Las sesiones de estos usuarios se finalizan inmediatamente y no podrán volver a unirse a un espacio de trabajo por su cuenta. Para ello, se los deberá añadir manualmente o a través de SCIM.

Automáticamente a través de SCIM

El SSO de SAML no incluye el desaprovisionamiento automático de usuarios de forma predeterminada. En este caso, debes utilizar nuestra API de SCIM con tu proveedor de identidad para poder solicitar el desaprovisionamiento de los usuarios.

Consulta nuestra documentación sobre SCIM para obtener la información más actualizada posible sobre cómo interactuar con la API de SCIM de Notion.

Transferir contenido de usuarios

Cuando un miembro abandone un espacio de trabajo, aparecerá en Configuración y miembros > Miembros, en la pestaña de los usuarios que han salido recientemente. Puedes transferir sus páginas privadas a otro usuario desde ahí.

Estas páginas se agruparán en un documento que ahora se encuentra en la sección Privado del miembro recién seleccionado en la barra lateral izquierda.

Los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise tienen ajustes adicionales que pueden ayudar a supervisar cómo trabajan sus usuarios gestionados en Notion de una forma más detallada. Encontrarás esta configuración en Configuración y miembros > Identidad y aprovisionamiento > Gestión de usuarios.

Configuración para gestionar cuentas de usuarios

Los administradores tienen acceso a varios ajustes importantes que ayudan a gestionar y controlar las cuentas de usuario en Notion.

• Permitir a los usuarios cambiar la información de la cuenta: permite que los usuarios cambien su nombre, dirección de correo electrónico y foto de perfil.

• Acceso a espacios de trabajo externos: controla si los usuarios gestionados pueden unirse a espacios de trabajo que no son propiedad de tu organización.

• Impedir que los usuarios gestionados accedan al equipo de soporte: controla qué usuarios pueden permitir que el equipo de soporte técnico de Notion acceda a sus cuentas para solucionar problemas de forma remota. Para obtener más información sobre lo que puede ver el equipo de soporte técnico de Notion, consulta nuestras condiciones de servicio.

• Duración de la sesión: establece cuánto tiempo puede tener una sesión iniciada un usuario antes de que se le solicite que vuelva a autenticarse. Esto incluye todos los dispositivos en los que un usuario ha iniciado sesión.

• Cerrar sesión de todos los usuarios: obliga a todos los usuarios a cerrar sesión inmediatamente.

• Restablecer contraseñas para todos los usuarios: obliga a todos los usuarios a restablecer sus contraseñas.

Panel de control de usuarios gestionados

Haz clic en el botón Ver panel de control para obtener un resumen general de todos los usuarios de tu dominio verificado. En él encontrarás información sobre cada usuario, como su nombre, dirección de correo electrónico, espacios de trabajo, fecha de la última actividad y estado de autenticación en dos pasos.

Los propietarios de espacios de trabajo pueden llevar a cabo las siguientes acciones en cada cuenta de usuario del panel:

• Suspender usuarios

• Eliminar usuarios

• Cambiar el nombre y la dirección de correo electrónico de un usuario

  • Nota: El nuevo correo electrónico debe pertenecer al dominio verificado

• Cerrar la sesión de los usuarios

• Restablecer contraseñas

• Eliminar usuarios de espacios de trabajo externos

Además de ser un requisito previo para configurar el SSO de SAML en Notion, una vez que hayas verificado un dominio, puedes regular y gestionar los espacios de trabajo que pertenecen a tus dominios verificados. Para hacerlo, haz clic en Examinar espacios de trabajo en Configuración y miembros > Identidad y aprovisionamiento > Gestión de dominios.

Cada vez que se verifique un dominio y luego se cree un nuevo espacio de trabajo utilizándolo, se enviará un correo electrónico al propietario del espacio de trabajo correspondiente para avisarle de que el espacio cumple los requisitos para administrarlo mediante la gestión de dominios. Esto se llevará a cabo con el fin de disminuir las preocupaciones y la confusión de los futuros usuarios.

Con el fin de controlar los espacios de trabajo que se crean con tu dominio verificado, puedes personalizar los permisos para decidir quién puede crear espacios de trabajo en Identidad y aprovisionamiento > Gestión de dominios > Creación de espacios de trabajo y seleccionar Solo propietarios de espacios de trabajo.

Una vez que se haya verificado el dominio, los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise podrán hacer clic en Examinar espacios de trabajo para ver todos aquellos espacios que no sean del plan Enterprise y que los usuarios hayan creado con su dominio verificado. Encontrarás una pestaña para espacios de trabajo de un solo miembro y de varios miembros. En la vista de cada espacio de trabajo se mostrará la siguiente información:

• Nombre del espacio de trabajo

• Tipo de plan

• Número de miembros

• Propietarios del espacio de trabajo

• Creado en

• Creado por

Las acciones disponibles aparecerán en el lado derecho.

Dentro de la vista del espacio de trabajo, en la pestaña de un solo miembro, verás todos los espacios de trabajo personales que se hayan creado con tu dominio verificado.

Debido a los requisitos de cumplimiento, algunos clientes no quieren que ningún proyecto quede almacenado en espacios de trabajo de un solo miembro (es decir, personales). En la vista del espacio de trabajo, verás la opción Solicitar cambio de cuenta junto a cada espacio de trabajo de un solo miembro. Se le pedirá al propietario del espacio de trabajo de un solo miembro que proporcione una dirección de correo electrónico no corporativa para la cuenta de usuario antes de que pueda volver a acceder al espacio de trabajo. Esta es una buena opción para los empleados que hayan creado un espacio de trabajo de un solo miembro con su correo electrónico empresarial, pero que tengan una mayoría de proyectos personales que les gustaría mantener como tal. Te sugerimos comunicarte con los propietarios de los espacios de trabajo correspondientes y, antes de solicitar un cambio de propiedad para sus cuentas, mover cualquier página relacionada con los proyectos laborales a un espacio de trabajo Enterprise autorizado.

En la sección Gestión de dominios, bajo la vista del espacio de trabajo, puedes eliminar los que hayan quedado obsoletos por ser espacios de un solo miembro propiedad de un antiguo trabajador.

Cuando elimines un espacio de trabajo, se enviará una notificación por correo electrónico al propietario correspondiente para informarle de ello. El mensaje contendrá tu dirección de correo para que pueda contactarte si tiene alguna pregunta. Los usuarios tendrán la opción de aplazar una única vez el periodo de eliminación durante 30 días adicionales.

Si es necesario, el propietario del espacio de trabajo Enterprise puede restaurar el espacio de trabajo en la vista de gestión de dominios en un plazo de 30 días.

El siguiente contenido no se puede recuperar:

• Favoritos

• Acceso de invitado

• Integraciones configuradas (bots)

• Dominios (dominios personalizados de Notion)

Si el espacio de trabajo de un solo miembro está asociado con un empleado actual, te recomendamos que te asegures de que eliminar el espacio, ya que podría ser mejor Solicitar el cambio de cuenta a una dirección de correo electrónico no empresarial y conservar la configuración del espacio de trabajo.

Dentro de la vista del espacio de trabajo, en la pestaña de varios miembros, verás todos los espacios de trabajo del plan Plus y Business que puedes reclamar:

• El espacio de trabajo se ha creado con tu dominio verificado

• Tiene al menos un propietario (podría ser el creador u otro propietario) todavía en el espacio que pertenece a tu dominio verificado

• No forma parte de un plan Enterprise

Con el fin de establecer la gobernanza sobre los espacios de trabajo autorizados, puedes reclamar la propiedad de los espacios de trabajo elegibles y mejorarlos al plan Enterprise. Cuando la reclamación de propiedad se haya procesado:

• La factura se enviará al contacto de facturación que se ha proporcionado para la mejora a Enterprise

• El propietario del espacio de trabajo que reclamó el espacio se convertirá en el único propietario del mismo

• Los propietarios del espacio de trabajo anteriores pasarán a convertirse en miembros (los propietarios de espacios de trabajo pueden reasignar roles y permisos según sea necesario)

Aparte del nuevo propietario principal, no habrá ninguna diferencia notable para los miembros del espacio de trabajo.

Recuerda asignar administradores de miembros en los espacios de trabajo reclamados según sea necesario para gestionar miembros y grupos.

Después de reclamar la propiedad de tus espacios de trabajo y añadirlos a tu licencia Enterprise, puedes unificar tus usuarios y contenido también si lo deseas. La unificación en un solo espacio de trabajo principal (o un pequeño conjunto de espacios de trabajo de producción) tiene dos beneficios principales:

• Controles de administración estandarizados y seguros: Al tener todos los usuarios y el contenido en un solo lugar, es más fácil optimizar los controles de administración y la gestión de usuarios, en lugar de administrarlos en varios espacios de trabajo por separado.

• Más contenido disponible y mejor colaboración: Como el contenido se almacena en un solo espacio de trabajo, es más fácil para los usuarios encontrar y acceder a todo el contenido que necesitan y colaborar en la misma herramienta.

Puedes solicitar una unificación a través de tu equipo de gestión de cuentas. Si no tienes un administrador de cuentas exclusivo, puedes comunicarte con nuestro equipo de Soporte a través de [email protected] para obtener más información.

Los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise tienen acceso a datos e informes adicionales para comprender mejor el contenido y el uso general del espacio de trabajo. Tanto si quieres exportar información como si te interesa hacer un seguimiento y auditar eventos o buscar contenido existente, tienes opciones donde elegir.

Para obtener más información sobre datos, informes y auditorías, consulta nuestra guía sobre seguridad y cumplimiento aquí.